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刘古权:远程办公如何提升工作效率?

2020-03-04 23:41:05 文章来源:泥客论坛 字体:

自发生新冠肺炎疫情以来,各省、自治区、直辖市均启动了重大突发公共卫生事件一级响应,并且陆续发布了企业延迟复工的通知。不可否认,这一系列举措给企业的正常经营带来了一定的影响。

为减轻疫情对企业经营活动的影响,很多企业选择延迟复工或居家远程办公的工作模式。但是,疫情毕竟是暂时的,一旦全面复工,我们如何通过远程办公提高工作效率?

一、过程与结果并重

通过日常的工作经验,我们已经深刻地认识到个人工作效能低并不只是影响自己,往往还会给其他人带来麻烦,而在远程办公的情况下,个人效能低给组织带来的影响将会更大。

远程办公其实也在考验着员工的价值,一个员工如果在线办公特别忙碌,这也证明他被公司、组织、同事所需要,是有价值的,那么他工作效率的提高将会提升整个组织的效率。

随着越来越多的企业选择在线办公后,“在线会议”便成了工作重点。小企业一般选用飞书、微信作为线上会议系统;大企业则借助ZOOM(视频会议软件)或致远协同平台中集成的瞩目系统开展会议。但与此同时,部分企业也出现了一些频繁连线的“无意义会议”。

应注意的是,开会只是管理的手段,不是管理的目的,并不是开会越多就越有效能,过程与结果并重才是管理的应有之义。

远程办公不仅要记录会议全过程,还要通过系统数据跟踪会议决策事项的执行过程。同时,员工应养成制定工作目标及工作计划的习惯和意识,合理有序推进工作任务的落实。

现在很多企业都设有严格的打卡制度,如指纹打卡或者人脸识别打卡。但这些在固定办公地点设置的打卡程序也只是员工开始或结束工作的一种表现形式,我们更要关注的是打卡后有效工作时间里的工作进展。

相对固定打卡制,远程办公则可以采用手机打卡方式管理员工出勤情况,一方面可以使员工按照自己喜欢的工作时间灵活打卡,另一方面还可以灵活记录员工的有效工作时间,尤其是很多年轻员工喜欢在上午10点或晚上8点后开始工作。

当然,复工后也可以鼓励员工在手机上打卡,如阿里的“钉钉”、致远互联的“FORMTALK”、慧友云商的“大家社区”等云产品。这样既可以为人力资源省去每月统计员工出勤情况的工作环节,同时还能提升组织效率。

二、借助网络创造客户

据不完全统计,我们每一个人每一天在微信上的时间大概是两个小时,在这种情况下,我们每天的生活和工作行为,其实都围绕移动互联网进行,包括我们的客户、伙伴也都“寄生”在互联网中。比如,在移动互联网上购买消费品、搜寻商业信息等。

不管是To C(面向个人消费者)还是To B(面向组织消费者),最终打交道的还是人,如果人们大部分时间都耗在手机、电脑上,那么在线工作就一定会成为主流。

在这个背景下,如果还是按照传统的思维、想法和习惯去工作,企业绩效一定会被那些善于利用互联网技术手段的其他组织所超越。

目前对于企业而言,最大的难题是无法实现在线下扩展客户,进而担心无法创造营收。因为,企业不创造新的客户就在创造成本。

那么,在线办公不见面是否能创造客户?有效利用互联网工具是创造客户的重要机会。

例如,直播提供了链接客户的主要通道,在准确锁定受众的情况下,能极大地吸引新客户,进而与他们建立关系。

与客户在线沟通不仅不用担心路上堵车,也节省了商务应酬的成本。企业只要抓住“把事情做好”这一客户最关心的核心目标,就能准确掌握客户动态。

由于线上沟通不受时间地点的限制,每个员工都可以与老板远程交流,使得不见面的工作效率远远高于在办公室办公的效率。

对于员工来说,所有的工作行为都可以数字化,绩效也会更加公平透明,远程办公将进一步激励他们创造更多客户。

在不久的将来,所有企业都将会实现线上线下一体化运营,远程办公将会成为各大企业普遍采用的工作模式。

以销售为例,小企业可以在快手、抖音、淘宝等网络平台把销售行为线上化,大中型企业可以考虑搜索百度关键词、企业号及自有官网一体化推广。

企业内部可使用专业的线上CRM(客户关系管理)等网络平台管理销售全过程,当然,也可以通过专业的协同平台搭建自己的线上销售管理系统,如致远、泛微、蓝凌等。

总之,不论使用何种办公软件,在线办公无疑将会降低企业管理成本。

三、培养组织协同能力

现在很多年轻员工个人能力确实很强,但是却缺乏相应的协同能力,协同能力是员工专业化能力+协作习惯以实现1+1>2的能力。一旦每个员工都具备协同能力,毫无疑问将会发挥出更大的组织效能。

如今,随着大数据、云计算、5G等新型技术在各大行业应用的日趋成熟,基于移动互联网环境下的办公管理必不可少。因此,制定符合数字化协同的绩效规则显得尤为重要。

例如,为了让部门与部门之间协同效率高,可以制定这样的绩效规则:

个人完成了目标,部门和公司整体都没完成目标,个人只能拿到70%的目标奖金;个人没有完成目标,公司完成了目标,部门也没完成目标,个人可以得到20%的目标奖金;个人没完成目标,公司也没有完成目标,而部门完成了,则个人能拿到10%的目标奖金。

这意味着个人的工作行为一定要与公司的大目标保持一致,而不仅限于部门目标。这不仅可以有效避免部门和部门之间的不和谐竞争,还可以促进整个组织的协同性。

通常,组织目标和个人目标的夹角越小,组织的协同效应越大,组织效能也就越大。

因此,在确定公司战略目标的时候,可以广泛吸纳员工的建议,一旦确定目标后,需要在组织内部对其进行广泛宣传,让员工充分理解公司目标。此外,在确定个人目标时,要明确个人目标与组织之间的关联程度,从而最大程度地发挥组织的协同效应。

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