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疫情严峻,如何提高远程办公效率?

2020-03-04 23:33:18 文章来源:泥客论坛 字体:

本期特邀北京致远互联副总裁、首席协同专家——刘古权博士,分享“疫情蔓延期间,企业如何提高远程办公效率”。

1、不见面的互联网工作思维

著名的经济学家科斯曾经说过:

一家企业之所以存在,是因为企业的管理成本小于市场交易费用。如果不是这样,客户就可以从市场上买到比这家企业更有优势的产品和服务,那么企业无法生存。

当我们每个人都可以看到大家的工作状态时,管理成本是好控制的。但疫情发生后,如何不见面也能实现高效管理?这对企业管理者来说是一个很大的挑战。

这就需要企业利用好互联网手段来降低管理成本。其实互联网不仅仅是个工具,更是所有管理者和员工的一种思维方式。互联网+时代,尤其是移动互联网的普及,传统工业化时代靠分工的科层制管理将被颠覆。

疫情之下,员工健康上报、签到、请假等日常事务,如果还用Excel或Word去统计信息的话,不仅带来了很大的成本,给管理决策的准确性和时效性也带来很多麻烦。其实这类常见的工作就可以利用互联网系统,在线就能完成。

在不远的将来,随着5G、区块链、云计算、人工智能的快速发展,不见面工作的趋势会越来越普及。如果客户和员工不见面的工作方式得以普及,我们每天工作3~4小时的效能完全可以超过在办公室的工作效能。

2、不见面的远程办公

移 动 签 到 

现在市面上有很多移动互联网软件,都可以实现签到打卡的功能。

线下打卡方式需要在特定的地点完成,到了月末人力资源部要利用这些数据统计考勤,是请假、旷工或是出差,还需要进一步核实。

移动打卡方式,可以把全国各地的员工信息统计到一个数据库。你几点来的?几点走的?来了之后干什么?或者到哪儿拜访客户了?拜访这个客户谈了什么?这些东西都可以通过手机记录下来。

尤其适用于经常要外出的销售人员,他就不用每天先到公司打卡再去客户公司,这样节省了很多时间,并且还能与工作日志相连,让上级主管实时了解每个人的工作内容。

疫情发生以来,很多企业员工都在家远程办公,那么工作和生活的界限越来越模糊,有时候你的工作时间甚至比在公司工作时间还长,时间被碎片化了。此时,更需要一个系统把零散的信息整合到一起,有效地管理起来。

远 程 会 议 

在企业里,开会是一个很重要的协同过程。开会的重要目的是讨论及决策,是与会者达成共识的过程。

现在很多大企业,领导每天都在开会,除了开会就是在去开会的路上,企业每年需要为这些大大小小的会议支付高昂的成本。

而远程会议通常直奔主题,提前准备会议议程,严格管理好几个关键要素:会议的主题、议程、主持人、会议纪要、会议开始时间和结束时间。

其中,远程会议的会议纪要,可以让有限人数的会议无限添加相关人员,这样企业信息的分享成本和沟通成本就是零,还可以帮助企业回溯过去,这点线下的会议是做不到的。开会的效率变高,那么会议的成本就会降低。

对企业来说,把所有员工的工作行为数据变成数字资产是非常重要的。虽然看起来签到和会议都是简单的场景,但其实企业积攒几年数据之后,还可以运用大数据进行智能分析,有利于企业管理和长期发展。 

3、培养协同习惯,提升组织效率

如何让个人效率和组织效率两者完美匹配?实现个人目标与组织目标的夹角越小越好,就是要培养员工的协同习惯和协同能力。 

企业可以通过培训及团建活动来培养员工的协同习惯。其实企业每年的战略研讨会也是同样的目的,希望让组织目标和个人目标更为接近。

与此同时,制定个人与组织目标相一致的KPI。最好的方式是把公司的大目标分解成各个部门的中目标和个人的小目标,其中有些就需要员工之间协同来完成,这样就养成一个组织之间人和人的协同习惯。

但现在不见面的情况下,只能通过线上培养员工的协同习惯。那么从简单的一点来说,可以延续之前上班时候的例会,把每天要完成的目标,做一个任务分解。

专业化能力+协作习惯,实现1+1>2的企业协同能力的成长。

著名的管理学者陈春花教授曾经讲过,效率不仅来自于分工,而是来自于协同。未来竞争的焦点,不仅是企业内部人和人之间的协同效率,还包括企业外部的协同效率。

如果疫情之后,大家都习惯了远程办公,这样的习惯一旦形成是不可逆的。远程办公的手段虽然有一些弊端,但是它带来的好处远远超过这些不足之处。我们要相信:未来,移动远程办公将成为工作的一大趋势。

4、不见面也能创造客户价值

管理大师德鲁克讲过,企业的唯一目标就是创造客户。过去,我们可以面对面与客户进行交谈,但是在疫情期间,不见面该如何创造客户呢?

当你有一个好产品时,完全可以通过线上低成本捕捉客户。这种情况下,企业就要有针对性地引导员工通过线上的一些技术手段、系统或平台来捕捉客户。

比如传统的餐饮行业,过去只是把外卖作为辅助销售手段,在疫情下,大家都不出门了,那么外卖就成为餐饮行业一个很重要的线上销售手段。

再比如,在疫情期间,我们可以将线下的很多市场活动、推广活动改为线上直播的形式,这也可以节省大量的宣传费用。

因此,借助线上技术手段,创造线上客户是很十分便利,且成本相对较低,关键的“瓶颈”在于我们的思维还没有从线下转到线上,一旦完成这种转变,销售成本可以大大降低,这也是目前疫情影响下远程协同工作促成的一系列转变。

5、现场问答精选

问题:远程办公对企业成本的影响?

从管理角度讲,一家50人左右的企业,其实办公软件的成本是很低的,甚至使用免费的软件也可以满足管理需求。当然培训的时间成本不可避免,要让员工和管理者习惯这种工作方式。

除此之外,其他的成本肯定比传统的管理方式低。使用远程办公软件,所有涉及数字的信息都不用重新统计,系统会自动计算。并且这些数据未来将成为企业的数字资产,从某种意义上这要比物理资产更有价值。

问题 :怎么解决线上开会效率不高?

我们每次会议都是有成本的,所以不要组织可开可不开的会议。

围绕企业的目标去开会,每次开会一定要有结论和负责人,并且达成共识,这是我们开会的重要意义。会后,将会议纪要分享给相关人员,并落实会上的结论,制定出相应的跟踪监督机制。

问题 :如何挑选远程办公软件?

50人以下规模的企业,使用免费的远程办公软件就足够了;50人以上的企业,最好使用定制化的管理系统。

如果企业想把线上办公数据变成未来的数字资产,建议还是买一个可以自己控制的数据库系统,或租一个云空间。因为免费软件数据的主权究竟归属于谁是很难说的,这就存在很大的风险。

最后,引用刘古权博士在直播课上的一句话与大家共勉:

管理不创造价值,就是在制造成本。

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