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信息化支撑下,设计企业知识管理怎么做?

2019-07-06 21:20:15 文章来源:泥客论坛 字体:

知识管理在建筑设计行业是一个新兴的热门话题,新版质量管理体系也对知识管理提出了新的要求。笔者结合自己对质量管理、信息化和知识管理的研究实践,逐步梳理出一些关于建筑设计企业知识管理的思路,即遵循知识管理的固有原则和规律,结合设计企业的业务特性和实际需求,充分利用信息化建设成果和新技术手段,实现知识管理对企业业务和管理工作的支持。

信息化的前世

与同行讨论起知识管理,很多人都会谦逊地说,我们还没怎么做过知识管理。这种说法其实是有误区的,建筑设计行业从来就是依靠员工的知识和技能生存和发展的,设计院的实力从根本上来讲就是知识实力。二三十年前,一个刚从学校毕业的建筑专业学生进入设计室项目组的第一件事,就是按师傅的指点去档案室借一份前辈完成的施工图,从头至尾认真学习一遍后,基本就形成了对施工图设计范围、设计深度和设计内容组织最初的认知,再经过几个工程的历练,数年之后,就可以独立承担中小型的项目设计,而完成的每一个项目的文件归档,就是最基本的知识收集过程。如果是重要的、复杂的或有技术难度的项目,还会被要求做工程总结或设立研究课题,即进一步的知识提炼。以上这些都是知识管理的过程,只不过在传统话语体系下,没有把这些熟悉且常规的管理内容看作知识管理。而当我们谈论知识管理时,我们往往谈论的是信息化支撑下的知识管理,是借助信息化手段实施的知识管理。

知识管理大奖——MAKE 奖在评价企业知识管理水平时,会使用以下 8 个主要维度 :一是营造知识驱动的企业文化 ;二是对知识员工的培养 ;三是开发和交付知识型产品 / 服务 / 方案 ;四是企业智力资本的最大化 ;五是打造企业协作型知识共享环境 ;六是营造学习型组织 ;七是基于客户及利益相关者的知识交付价值 ;八是将企业知识转化为股东及利益相关者价值。

传统的设计企业在这几个维度上也都是有计划、有步骤地持续进行的,对员工专业技术能力的培养,对设计产品的创新性追求,挖掘企业内外部人才,推广企业内外部的先进技术和设计方法,这些都是设计企业技术质量等部门工作的主要内容,只是没有把这些内容特别归入知识管理范畴,没有形成系统的知识管理框架。

这些可以认为是设计企业知识管理的前世,也是当下知识管理的最本源的依据和最初始动力。当然,在当今信息化和网络技术广泛渗透的时代背景下,我们谈论的很多内容都已经超出了传统意义范畴,而且知识管理本身就是伴随着信息化和网络技术而普及的,因此,当我们真正谈论知识管理时,的确需要更多地深入探讨信息化支撑下的知识管理。

信息化进程和数据的积累

随着信息化技术的普及,设计企业的信息化建设水平在最近 10 年有了极大提升,尽管与其他行业相比建筑业的整体信息化水平还比较低,但经过 10 年的努力,大多数设计企业也纷建起了管理系统,比如档案管理、工程项目管理、协同设计平台,以及人力资源和财务管理系统等。信息化系统的应用提升了管理水平,管理的提升又反过来促进了信息化建设,者相辅相成。管理系统经过多年的运行,其中,大量数据都是可以通过挖掘和整理作为知识,帮助和支持业务以及管理工作。

通常设计企业还都会建立一个档案管理系统,把设计和科研业务的最终成果或者说是完结状态,保存在档案系统中,既作为工程档案,也作为成果知识库。这是最直接的知识资源,例如要想找到一份已完工的施工图纸,就方便很多。此外,设计企业还会逐步建立各种知识库,取代传统的资料室或图书馆,资料查询效率大大提升。而要想使知识管理的功效更强大,则需要建设知识仓库,也就是让知识有特定的来源,有合理清晰的分类货架,有知识内容之间的有机关联,有便捷高效的查询界面和灵活多样的展现形式。

信息化助力知识管理

知识管理理论体系通常把知识分成显性知识和隐性知识两大类。显性知识是指能被明确表达的知识,也就是人们可以通过口头传授、教科书、参考资料、期刊杂志、专利文献、视听媒体、软件和数据库等方式获取,可以通过语言、书籍、文字、数据库等编码方式传播,也容易被人们学习。换句话说,就是可以写在书本和杂志上,能用语言说出来的知识。而隐性知识是存在于人的头脑中,可以被应用,但未能被表述出来的知识。

基于信息化数据积累,借助信息化手段来建设知识管理平台,可以从 3 个层面体现,即显性知识的展现、隐性知识显性化和寻找和发现隐性知识。在笔者 3 年的知识管理实践中,各种应用场景也基本上是围绕这 3 个层面展开的。

显性知识的展现

除了建立知识库和知识仓库,分门别类存放知识内容外,还可以利用信息化手段和知识管理工具将知识的展现做得更加有声色、更加方便高效。比如,工程设计成果的保存和利用方面与传统的档案管理查询调阅相比,在知识管理平台展现工程设计成果的方式更多。此外,定位于显性知识展现的知识管理应用还有很多,例如,项目百科词条。这可以看作是一个项目知识库,当工程项目设计完成时,将在信息化业务系统中运行的设计项目中的知识点,连同成果文件,以开放词条的方式展现在知识管理平台。也就是当项目的设计团队在业务系统中操作并设计完成归档流程后,知识管理平台会自动创建一个以项目名称为词条名的百科词条,按照预先设定的展现内容、条目、格式以及信息关联关系,从业务系统中抽取知识内容,建立与档案管理系统中项目图纸的链接。词条在设计完成时生成,可以永久开放。设计完成后逐步形成的专业技术总结、关键技术要点、施工现场服务中的重点内容,甚至后期运行维护过程中的信息反馈和设计反思等,都可以在不同阶段通过完善词条的操作丰富到项目知识库中。

项目实例定向推送。由于业务系统和知识仓库中的每个项目都已做好了分类属性设置,当新的项目在业务系统中立项,根据新项目的分类和属性,知识管理平台可以自动匹配合适的项目实例,并及时推送给项目设计团队中的所有成员。

设计错误和问题解析。从业务系统中收集工程项目设计过程中在审核、审定、会审以及质量检查等查漏纠错工作中形成的对技术性问题或设计错误的纪录,包括问题的产生原因,错误的地方,正确的做法等,形成常见和典型问题知识库。这些错误和问题解析同时还可以

作为专业技术培训和考试的内容。由于错误出自实际的项目设计,因此特别适合作为培训的案例。

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