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协同打开企业信息管理之门

2013-11-23 22:13:27 文章来源:泥客论坛 字体:

企业的管理主要有两个方面:事务管理和业务管理。而企业信息管理就是提升企业管理的手段。传统的信息系统(如ERP和CRM)经常混淆事务管理和业务管理,由于这两种管理的要求都不一样,所以传统的企业信息系统在工作效率上都有所欠缺。随着协同软件技术的日益完善,以及各行业成功案例与应用经验的积累,协同软件将进入一个蓬勃发展的时期,协同已全面打开通往企业信息管理之门。

事务与业务信息管理

企业事务信息管理系统和业务信息管理系统是不同的。所谓事务信息管理就是对日常的工作流程(如:报销体系、审批体系、协同工作体系等)进行的信息管理,这些管理具有通用性。不同的行业、不同的领域之间的差异很小,甚至有些内容要与国际管理接轨,还必须要让这些事务管理系统标准化,而且事务管理是常规的,处理周期也相对稳定。而业务信息管理(如:客户追踪系统、业务管理系统、内部财务管理系统等)这些信息管理系统具有各异性,即便是同一行业的不同的企业的业务信息系统都不相同,所以业务信息系统采用的方式往往是定制,并且业务事件往往具有突发性,所以业务信息系统更注重高效性。总体来说:事务管理系统应该最应该注重通用性、规范性和稳定性,而业务管理信息系统应该注重适应性和高效性。事务信息管理系统和业务信息是互补的,用谁来替代对方都是不合适的。

信息系统架构误区

既然事务与业务信息管理是互补的,那么企业合理的信息管理架构就应该包括这两部分:事务信息管理系统(协同工作平台)和业务信息管理系统(ERP、CRM、财务软件系统等)。以前企业在部署信息系统时,经常采用三种方式来作为事务信息管理系统的平台:一是将Office+Email作为事务工作系统的平台,二是在ERP或CRM系统中,让系统厂商定制协同工作平台,三是借助自己技术人员开发协同系统。这三种方式,虽然能满足企业用户的基本需求,但是存在着很大的问题。

第一种方式是企业成本投入最低的。但对于审批、报销、协同工作来说,很难达到及时和高效性,并且要实现事务信息管理,对用户的操作也有一定要求,而且在规范性方面也是难于保障的。

第二种方式看起来是无需成本,但是增加了ERP的功能,必然有成本投入。而且业务管理系统(ERP和CRM)的应用是复杂的需要进行专门的应用培训,而打包的协同平台加大了培训的难度,反而使得协同系统没有得到充分的认识和使用,降低了效率。

第三种方式虽然前期成本投入会少很多,但是协同工作平台的后期维护和规范性会大受影响,而且没有一定的用户经验积累,也会使得开发的协同平台的功能不是很完善。

所以构筑企业信息系统,专业的协同平台是非常重要的部分。对于一些无法进行业务信息系统建构的企业,建立一个高效的协同平台就更有意义。

协同提升企业管理

合理利用协同系统能快速提升企业的管理。我们以用友致远协同来看,协同系统将在哪些方面提升企业的信息管理?

1、让信息管理操作更加简洁和直观。协同信息系统其实是将日常事务性和经常性的工作简化的手段。相比于其他应用系统而言,直观和易操作是它的优势。软件界面支持系统分级管理,使得各种应用非常简单,无需经过培训,只要能数量使用Office就能完成日常基本功能的应用。

2、让公文和报告更加规范和标准。在信息管理中,公文和报告是非常重要的部分。通过协同系统的强大公文模板,可以建立一整套完全遵循国家公文标准,以政府用户的实际应用场景和应用方式为导向的公文管理系统。对于致远协同来说,还根据了用友致远积累的大量行业客户模板,提供更为规范的公文和报告,如:报销凭证单,费用申请单,各种请假单、借款、派车申请、办公用品申请、采购申请流程、固定资产报表……

3、实现了企业信息类型的整合。在企业内部的信息种类很多(如:Email、Word文档、数据库、Html、图片),通过协同系统可以将这些信息整合在一个平台上,便于用户进行处理和查询。如果安装相应的插件还能实现了与用友U8系统的数据集成,全面支持U8总帐、科目核算、辅助核算,企业管理者可以在A6协同中直接查询用友U8系统中的管理驾驶仓、资金结算等管理关键信息。

4、提升企业信息的安全性。企业的信息的泄露,很多时候是在信息的转存、转寄等时候泄露的。为了提高安全性,致远协同实现了“四通”不仅可以将协同转发邮件、转存文档,还可以转发公告,真正实现了信息传递内外互通,张弛有度,使协同系统内外的应用可以实现真正的高效协同。同时为了保障系统本身的安全性,加强了系统安全性的管理,增加了用户身份验证管理功能,通过国际领先的五大安全技术认证提供产品安全性,确保用户的数据安全。

5、提高协同办公方式的效率。协同办公效率在很大程度上取决于协同办公的手段,通过协同系统,可以让用户树立协同办公的意识,养成协同办公的习惯,提高效率。

6、提高分支机构与总部之间的协同效率。通过协同系统,可以简单的方式实现与分支机构的远程联系与管理,转变了分支机构与总部之间的天高皇帝远的旧观念,从而提升企业的核心业务竞争力。

企业信息管理已进入更加务实、更加规范的时代,协同系统作为企业信息管理的核心之一,随着各行业对协同认识的深入,将发挥更大的作用。

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