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工作方式的变迁驱动OA系统的演化

2013-11-16 13:00:28 文章来源:泥客论坛 字体:

OA系统是中国特有的企业信息化软件系统,也是中国企业和政府机构装备最普遍的信息化软件系统。更加值得注意的是,就是这样一款企业应用软件十几年的时间里,经历了持续不断的变化,从MIS型、文档邮件型、公文流转型,到沟通互动、流程协同型,始终是企业和政府机构等首选的信息化应用软件系统。

今天的OA系统一般都称为协同OA,或者协同办公系统。有的软件厂商干脆称之为协同管理平台。如今的OA与传统的OA相比,架构、功能、应用都发生了颠覆性的变化。本文试图说明,人们的工作方式的变化导致了OA系统的演变,以满足企业和政府组织的“办公-工作”的信息化需要。

“办公—工作”的变化

在这个信息技术主宰的信息化的世界里,最深刻的变化是人们处理信息的方式及人与信息的关系。

“办公”的本原概念中有两个制约性的条件,第一个条件是具有时空限制,即在特定的地点,比如办公室和办公时间段里;第二个条件是需要和某种资源、信息或人员一起,即时空上的同时、共现。这两个条件决定了人们的工作方式——在哪里、与谁一起、如何工作。首先让我们来看,人与信息的关系。起初人们要到办公室去工作,因为那时候的办公基本上是办文,文件、文档处理,发文、发文、起草、撰文等,基本形式是信息处理。考察人们工作需要的信息“存放”在什么地方以及人们如何获得(或传递、交流)它们,对于理解人类工作非常重要,因为这在很大程度上就是人们如何工作。“存储”在人们的头脑中的信息不算,因为已经是如影随形随身携带了。起初除了人脑之外,信息需要记录在纸张或其他有形介质之上,办公——工作需要的信息是公文、文档、文献,一般放在组织——机关、单位、企业的办公场所,工作信息存储在办公室内、办公桌上。后来随着计算机技术的发展,这些信息开始电子化——数字化,存储在办公室或其他工作场所的电脑——PC等计算机里。再后来,这些计算机被连接了起来,需要借助通讯线路。如今,近两年来,发生了质的变化,信息从各处被存储在“各处”,那是一个无比现实而又虚拟的地方——使用者可以随时、随地获得,既不需要有人事先铺设线路,也不需要特别的、昂贵、笨重的设备,使用已经与人们如影随形的手机——智能手机、iPad、安卓终端。至此人与信息的关系发生了有史以来的最大的变化,人与信息这种最为重要的资源实现了最大程度的“同时-共现”。

办公,这个词在汉语中从一开始就存在着语义混乱,语词的“欲指”与“所知”错位。在《现代汉语词典》中“办公”的释义为:办理公事。“公事”则被定义为:公家的事;集体的事。还指公文。可见,中文的“办公”一词就是含义就是“工作”。Google中文的办公则定义为:?处理公事和?上班工作。维基百科中文版则干脆把“办公”重定向到“工作”词条去了。维基百科对工作的解释为:就业岗位;职业;正在劳动的过程或状态。由此可见,所谓的办公,其实就是工作。其中有一种特例,办文,特指信息处理工作形态。

工作方式和工作关系的变迁

在哪里、与谁一起、如何工作。这构成人们的工作方式。信息技术的发展改变了人们的工作方式。首先是通讯技术,自远古以来就在改变着人类的协同活动,通讯技术使得人们不必同时出现在某一个地点就可以共享信息,从而可以协调行动,实现协作。从电话、传真到互联网,再到移动通讯、移动互联网,人们已经彻底解决了信息协作的同时—共现性问题。人们之间以及人与组织之间的信息协作,已经实现了移动、泛在、互联式的工作——在任何地点、以任意方式、与任意需要的人和信息互联并协同工作。

人们的工作方式除了与获取和沟通信息的方式密切相关之外,更与组织的结构和运转方式相关联,甚至取决于组织的流程结构和运转特征。不经意间,信息技术从根本上改变着人们的生活和工作方式,甚至也改变了人们的思想,改变了人们看待世界和处理问题的方式。这个世界变了,从人们的居家生活,娱乐休闲,到人们的工作空间——假如还说是办公室的话。这个世界变平了——扁平化,这意味着人类组织,企业和其他任何社会机构,一直普遍采用的层级式管理架构的解体,基于此层级结构而采用的各种管理体系在很大程度上失效了。(《世界是平的》(The World Is Flat: A Brief History of theTwenty-first Century)。人们的生活从基本的层次上,时间和空间都越来越碎片化了,人们开始把时间切得更碎,更小的片段来做不同的事情,甚至做不同的行为、思考不同的问题。人们不断地切换“信息内存”,阅读更小的信息片段,在一个本已短小的时间单元里分时地处理不同类型的事物或任务。微信、微博、微阅读,微碎化的生活(《互联网:碎片化生存》(Internet: Live in Fragmentation)),貌似个体行为上的改变,改变着人类的生产关系和协作效率。工业革命以降所开创和沿用着的组织生产模式——同时、共现式协作越来越困难,成本提高,成效降低。当然,这可以用另一种新的协作——互联模式来取代并获得更高的成效。互联网和Web2.0技术的普惠应用导致了社会的人的重新发现,在互联社会里每一个人重新以自我的感受、判断、价值和创造与其他人连接、沟通、交互,使信息的技术流程把人的社会化特性发挥得淋漓尽致,远远超越了以往有限时空共现的交往限制,在亿万差级阈值超越之后互联的人,无论是在生活中还是工作中都将是社交化的。这还意味着组织-企业边界的模糊和关系高度繁复,这改变了每一个人在企业或其他组织中的低位(《企业2.0》(Enterprise 2.0: New Collaborative Tools forYour Organization’s Toughest Challenges))。扁平化、碎片化、社交化必然导致各种社会组织的去中心化,一直行之有效的组织管控模式开始逐渐失去效力。(《失控》(Out of Control: The New Biology of Machines,Social Systems, and the Economic World))。这个时代的信息关键词:移动、泛在、互联,体现了我们这个时代的特征。移动代表移动互联的生存和工作方式,互联的不仅是通信,还包括语音、文本、图像、视频、会议、多感知……;泛在不仅表征社会组织的业务运转方式,也反映了业务分布导致人员分布的全球全时化,7X24X365的同异步工作方式;通过网络互联爆发了社交化商务、企业社会化(企业2.0)。概括起来就是在碎片化、去中心化、社交化、扁平化情境下企业人和资源的移动、互联、泛在式的配置和运营。如果要使得这种配置和运转高效进行,必须克服基于同时性-共现性的工业革命时代管理方式的失效。

工作支撑信息系统的变迁——从oa到OA

在中国企业信息化的语境中,oa是一个简称,Office Automation系统的简称,是一种企业应用软件系统。它不是不是西方语境中办公自动化或办公室里的自动化,像Typewriter——电动打字机——电子文字处理机——Computer+打印机/复印机一类的美、欧西方国家的自动化理念,也不特指在计算机上运行的Wordpefect、Office套件这样的办公软件。它的真实含义是oa System,办公系统——办公管理系统。这是中国社会和企业信息化过程中产生的理念、实践探索和软件产品。
最早的办公自动化系统其实只是一个文档信息系统,并且强调它的管理特征,故常常也称作MIS,是带有管理倾向的。西方人的自动化是从作业自动化开始的,是Operation Automation;中国人在工业化的过程中,赶上了信息化的大潮,出现了跨越式发展,出现了信息自动化——智能化的发展这就是办公自动化。在西方人看来根本就没有办公,只有工作;在中国人的意念里,行政性事务、在屋子里办的,特别是和文书、开会一类相关的事情,才是办公。因此中国的办公系统具有很强的行政、办文的特征。这就是为什么中国盛行oa,而西方则不然。中国的oa系统作为一个独立的企业应用软件门类,除了信息共享机制必定有公文流转流程内置其中。大部分国产oa系统可以说就是具有公文流转和审批处理机制的管理信息系统。

电子邮件的发明给oa系统带来了沟通技术的突破,典型的产品就是Lotus Notes办公系统。国产的oa系统软件自然没有错过这一技术带给办公自动化的巨大价值,在企业或政府机构的oa系统的用户之间,沟通和互动成为普遍的行为。而且人们使用oa系统已经不限于公文流转等办文特征明显的业务,而是普及到全面的业务信息和沟通活动了。与此同时,中国的办公自动化概念中的办公早已演变了内涵,已经成为工作自动化,并且特指知识型员工或者信息工作者的工作-作业自动化Operation Automation。此时,社会化的协同工具——个人社会化协作软件已经普及,OICO、QQ、MSN的应用已经超过了凯文•凯利后来定义的亿万差级,这导致了人与人之间信息合作关系的质变。恰在此时,2002年在中国产生了协同软件,最初的协同软件是在社会化的协同工具即时通讯IM系统上开辟并维持一个协同工作区的方式来实现的。这就实现了从个人协作到组织协同的跃变。

当时的协同软件被分为三个大类:协同工具、协同应用和协同平台。有趣的是当时的协同工具包括电子邮件、IM、WIKI等已经发展成熟的应用,并没有引起人们的高度瞩目。倒是在协同应用和协同平台软件上,引发了人们的高度关注。一时间春潮涌动,协同风起。包括IBM、微软这样的软件巨鳄也投入到协同软件的市场角逐中了,各家oa、crm、项目管理、知识管理软件厂商纷纷宣布推出协同oa、协同CRM、协同项目管理,连IBM也宣称自己就是协同软件的开山鼻祖(因为Lotus Notes)。那个时候,有一种企业应用软件对协同软件的发展起到了至关重要的作用,这就是oa系统。因为oa是协同最典型、最密集的应用场景。协同与oa的结合导致了真正意义上的企业协同应用软件的问世,并获得企业应用软件市场的广泛认可。致远软件的A6是这类软件的典型代表产品,紧随其后的有金和、泛微、通达等协同oa软件。

不得不承认协同oa是协同应用的典型。但是,随后人们工作方式的变化,对所有企业应用软件提出了协同化的要求。这就是碎片化、扁平化、去中心化和社交化。这导致了管理软件协同化的趋势。也让人们认识到在企业信息化过程中,存在两种信息化系统,一种是业务系统,一种是管理系统。oa系统在其协同化的演进过程中,自然而然地发展成为管理型系统。在中国协同软件市场上,有一个非常有趣的现象值得我们关注:协同应用软件的主导厂商所提供给用户的协同oa软件从架构上就是一个协同管理平台,只是它的oa应用做得太优秀了,以至于用户和市场自然地将其视为优秀的协同应用软件了。

中国市场上的主流协同软件厂商都认同一个事实:企业应用的泛互联网化。如果说中国企业管理软件的模式受到深刻的冲击的话,企业软件应用的泛在互联和社交化趋势应当是最重要的力量之一,因为它颠覆软件的应用方式,颠覆现有的企业软件架构,改变企业选择和购买软件的方式。协同管理平台此时恰恰可以承担将这种需求和趋势落地的使命。从而真正实现企业应用软件的管理价值。工业革命的真正动力实际上是人和机器的糅合——人与机器流水线的结合。而协同管理平台正是信息的流水线体系,人与信息流程线的融合,正是协同管理平台OA——Organization Accordance Platform组织协同平台所要实现管理飞跃。

工业革命让工人走上机器流水线,借助Organization Accordance Platform提供沟通、协作、流程、知识引擎和信息、人员、作业、绩效等管理功能,OA变革让员工进入信息协同流水线。正如凯文•凯利所预言的那样,这将是一个“人机合一”的Web3.0时代。风生水起、协同化龙,协同软件也从沟通工具和oa系统,跃升为组织协同平台。

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